0
Ft 0 tétel

Nincsenek termékek a kosárban.

Automatizálás felsőfokon, avagy te még nem automatizálsz?

Tele van a net tanácsokkal az automatizálás kapcsán. Írják, hogy automatizálj, alakíts ki folyamatokat, stb. Mégis valahogy senki nem magyarázza el igazán jól, hogy miről is van szó pontosan és hogy ezt nem csak nagyban lehet elkezdeni. Mire gondolok? Mutatom!

white_minimalist_new_website_promo_banner_2.png

Mi az az automatizálás és miért hasznos?

Automatizálásnak tekinthető (szerintem legalábbis) minden olyan dolog, amit ahelyett, hogy kézzel csinálnánk, részben vagy egészben egy rendszerre (gépekre vagy szoftverre) bízunk. Miért?

Azért, mert belőlünk csak egy van. Az idő pedig véges, így a monoton, ismétlődő feladatokkal felesleges egyesével foglalkozni, ha van rájuk más megoldás.

Ehhez viszont nem árt, ha vannak jól definiált folyamatok. Vagyis tudjuk, hogy milyen lépés után mi jön, mert ezek alapján fogunk tudni sablonokat, feltétel alapú működéseket kialakítani.

Nagyban kell gondolkodni?

Nem feltétlenül, szerintem már az elejétől kezdve érdemes apró lépéseket felokosítani. Az elején lehet sablonokat, ingyenes szoftvereket használni, később pedig áttérni komolyabb rendszerekre.

Mi lehet segítség például:

  1. Email sablonok: Ismétlődő kérdésekre érdemes egy olyan sablongyűjteményt kialakítani, ahonnan átmásolva minimális módosítással személyre szabva már mehet is a válasz.
  2. Kanban: Ez inkább egy nézet, vizuális megjelenítés, de sokat gyorsít a munkán, ha nem kell fejben tartani, hogy mi hol tart. Ehhez hasznos programok például az Asana vagy a Trello, amikben egyeztetéseket is folytathatsz különböző feladatok kapcsán a munkatársakkal és az ügyfelekkel is.
  3. Táblázatok: Na nem 100 különböző össze-vissza jegyzetelt dologra gondolok, hanem olyan összefoglaló, képletes táblázatok, amiket egymással megosztva szerkesztetek.
  4. CRM: Ha a megfelelő rendszert választod ki és kicsiben megtanulod használni, amikor nagyobbra nő a cég, végtelen időt takarítasz meg vele, emelett csökkented a kollégák hibázásának lehetőségét.
  5. Saját fejlesztés: Ha már pontosan tudod, hogy mire van szükséged és kitapasztaltad a meglévő rendszerek működését, beépíthetsz a többi rendszerrel kommunikáló saját, egyedi fejlesztéseket is, amik még tovább gyorsítják a munkát.

Több konkrétumra vágysz? Mutatom a példákat az egyes rendszerek használatára.

Email sablonok

A levelezőtől függőn elmentheted a sablonokat közvetlenül a rendszerbe, de egy Drive doksit is nyithatsz, amiben témakörönként gyűjtöd az egyes szituációkra vonatkozó válaszokat. Ezek lehetnek ügyfél kérdések (mikor mire számíthatnak, milyen határidők vonatkoznak rájuk, mit lehet és mit nem, stb), munkatársak számára különböző témakörök kifejtése (például szabadságolás, munkabeosztás, kifizetések ütemezése, stb), partnerek számára az együttműködés lépéseinek leírásai és így tovább. 

De lehetnek teljesen egyszerű “köszi” sablonjaid is, hogy ne kelljen mindig begépelni, hogy köszönöd, vagy hogy “nagyon szívesen”. 

Ha az emailezést jellemzően CRM-ből végzed, akkor nem is kell egy külön helyre lementeni a sablonokat, illetve a rendszer tud emailt küldeni helyetted bizonyos feltételek mentén. Erről később.

Kanban

A kezdetek kezdetén ezt kombináltam az email sablonokkal és a táblázatokkal. Ez addig működött, amíg 10-30 ügyfél volt, de ennyien is kitöltötték a teljes hónapot. Miért? Mert bár tényleg átláthatóbbá teszi a folyamatokat és a megfelelő szoftvereket használva a kollégákat és ügyfeleket is be tudod vonni a munkába, mégsem teljesen automata, inkább csak egy vizuális segédeszköz.

Táblázatok

Amíg kevés kollégánk és ügyfelünk volt, elboldogultunk a munkakiosztás terén néhány megosztott táblázattal. Egy idő után azonban ez amellett, hogy HR kihívásokat hozott (neki miért van több/kevesebb feladata, miért más a határidő, miért ő kapta azt az ügyfelet, stb), kezelhetetlenné vált az ügyfél- és munkatárs szám növekedésével. 

A táblázatok hasznosak kimutatások készítésére, de nem praktikus dolgozni bennük a legtöbb esetben. Érdemesebb inkább egyfajta felülnézeti képként tekinteni rájuk és más eszközökből ide, egy helyre kivezetni az adatokat, amiket megfelelő hozzáértéssel értékes információ bázissá alakíthatunk.

Vezethetjük táblázatban a pénzügyeket (beérkező és kimenő számlák, bérek, költségek, stb), de amit csak lehet, ne kézzel vigyünk fel egyesével, hanem exportként érkezzenek az adatok automatikusan vagy legalább tömegesen.

CRM

A 3 évvel ezelőtti CRM bevezetés volt számunkra a legnagyobb kihívás, de egyben a legjobb megváltás is. 

Egy darabig elzárkóztunk a témától, mert nem nagyon volt olyan, aki be tudta volna mutatni, hogy valójában mire is képes egy ilyen rendszer. Ennek részben az is volt az oka, hogy amikor belefogtunk, még nem igazán volt gyakori a KKV szektorban a használatuk. Ezt igazolja számtalan kimutatás, aki kíváncsi rá, érdemes utánaolvasni. Emellett az ebben a témában írt mester szakdolgozatomhoz összesen 1 kompetens konzulenst találtam az egész egyetemen. És még számára is tudtam újat mondani.

Sokan úgy tekintenek egy CRM rendszerre, mint egy telefonkönyvre. Persze nem is minden rendszer alkalmas tényleges komplex használatra. Például volt olyan szoftver, amiben extra fejlesztést igenyelt volna az, hogy emailezni tudjunk (?!?!).

Ugyanakkor egy jól kitalált szoftver ennél sokkal több. Mivel ez itt nem a reklám helye, nem írom le, hogy mi melyik rendszert használjuk. Ugyanakkor annyit elmondhatok róla, hogy a legnépszerűbb és legkomplexebb magyar eszközről van szó. 

Nézegettünk nemzetközi CRM-eket is, de soknál beleütköztünk nyelvesítési hiányosságokba, amik később a kollégák számára okoztak volna nehézséget. Találkoztunk funkcionalitási hiányokkal vagy túl komplex, ugyanakkor nem hasznos kezelő felületekkel kellett volna együtt élnünk.

Ha részleteiben is kíváncsi vagy a témára, ez a podcast jól összefoglalja az előbb leírtakat.

Saját fejlesztés

Sokan beleesnek abba a hibába, hogy jól kitalált, sokak által használt rendszerek helyett saját fejlesztésbe fognak. Miért? Mert azt gondolják, hogy az sokkal jobban igazodik majd az igényeikhez. Ez azonban könnyen tévútra vihet. Egyrészt végtelen fejlesztői munkaórát igényel, amihez fejlesztőt nehéz találni és drága is. Emellett folyamatosan karban kell tartani és lekövetni a technikai fejlődést további fejlesztői munkaórák árán.

Saját fejlesztésű rendszer azoknak való, akik funkcióigényben tényleg kinőtték a kész rendszereket vagy van már annyi tapasztalatuk a munkafolyamataikról, ami mentén “gazdaságosan” lehet célmegoldásokat fejleszteni. Ez valójában több milliárdos forgalmú cégeknél valós eshetőség. Egy KKV szereplő életében döntően nincs olyan feladat, ami egyedi fejlesztést igényelne, mert bérelhető CRM ne tudná megoldani.

Mi természetesen beleestünk az imént említett hibába. Úgy gondoltuk a kanban és táblázat időszak után, hogy majd mi feltaláljuk a spanyol viaszt. Alias egy olyan nyilvántartó rendszert, amiben levelezni is lehet és mindent is csinál helyettünk. Hamar beleütköztünk abba, hogy egy fejlesztő számára egészen másképp kell elmagyarázni az elképzeléseket, mint egy hétköznapi beszélgetés során. Emellett azt is megtanultunk, hogy az “ez itt legyen és ide kattintva ez történjen” nem egy sor kódból készül el. 

Ugyanakkor jó tanulópénz volt, mert a CRM irányába terelt minket. Illetve később megtanultunk rendesen levezényelni saját fejlesztéseket hatékonyan és közel hibamentesen. 

Dokumentálj

Ha az elején elkezded dokumentálni a folyamataidat és azt, hogy mit milyen rendszer támogat és hogyan, akkor később nem fogsz úgy járni, mint sokan (és egy időben mi is), hogy egy átalakításnál nincs hova nyúlni. 

Márpedig ha jól csinálod a “bizniszt”, előbb utóbb lesznek kollégáid, akiknek kell egy írásos segédlet. Emellett folyamatosan változik a munka felépítése és ehhez kell igazítanod a folyamataidat.

Hogyan tudsz dokumentálni? Használj egységes elnevezéseket, rövid leírásokat, amik mentén könnyen megtalálod, hogy az adott funkció hol jelenik meg és mire jó. Ezután megnevezheted, hogy kiket érint az adott működés, esetleg van-e hozzá kapcsolódó másik elem, amit szintén érint egy esetleges változás. Minél jobban követhető a dokumentációd, annál könnyebben megtalálod majd benne azt, amire éppen szükséged van.Kérdésed van a témában? Keress bátran a kapcsolat oldal segítségével, Instagramon vagy Facebookon. Másokat is megkérdeznél? Lépj be a csoportba és tedd fel a kérdéseidet!

Ezek is érdekelhetnek

Rendszerhibák kezelése vezetőként

Avagy mit tegyél, ha a legrosszabb pillanatban romlik el a cég egyik rendszere? Amikor rendszerekkel dolgozik az ember, mindig fel kell készülni arra, hogy valami félremegy. Az elején ez gyakoribb, amíg sok az új fejlesztés, majd beáll egy minimális szintre. Igen ám, csak amikor már megszokja az ember a “mostanában nem szokott gond lenni” állapotot, […]

Fiatal Női Vezetők
Szia, Lea vagyok! A Fiatal Női Vezetők azért jött létre, hogy 5 év cégvezetői tapasztalatát megoszthassam veled. Így előre fel tudsz majd készülni bizonyos szituációkra a saját vállalkozásodban.  Ha bármiben tudok neked segíteni, keress bátran, addig is jó böngészést kívánok!
usercart
error: Védett tartalom
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram